Definicja drukowania wydaje się być prosta i oczywista – to sprowadzanie cyfrowych dokumentów do fizycznej postaci. Warto jednak wiedzieć, że istnieje także coś takiego jak drukowanie wirtualne, które z tradycyjnym wydrukiem łączy tylko nazwa. Czym jest drukarka wirtualna i jak z niej korzystać?
Nie ulega wątpliwości, że drukarka jest sercem każdej współczesnej firmy. Zdarzają się jednak sytuacje, w których firmowe dokumenty są drukowane w nadmiarze. w ten sposób, niepotrzebnie obciążana jest przestrzeń w archiwum, znacząco wzrastają też koszty. Archiwizowanie dokumentacji w formie elektronicznej jest znacznie oszczędniejsze, dosłownie w każdym aspekcie. Tutaj z pomocą przychodzą drukarki wirtualne.
Wirtualna drukarka – co to takiego?
Mówiąc o drukarce wirtualnej, na myśli należy mieć program komputerowy, którego interfejs może do złudzenia przypominać panel obsługujący fizyczną drukarkę. Takie narzędzia pozwalają uzyskać efekt “drukowania” do pliku o określonym formacie. W istocie, mamy tu do czynienia z procesem przetwarzania dokumentu do określonej postaci.
Wirtualne drukarki mogą tworzyć dokumenty w formacie:
- pdf,
- ps,
- eps,
- jpeg,
- tiff.
Z pomocą takiego narzędzia możliwe jest też wysyłanie dokumentów do serwera faksowego oraz skorzystanie z opcji wydruku, które nie są dostępne lokalnie. W tym miejscu należy wskazać przede wszystkim na możliwość umieszczenia wielu stron na jednym arkuszu bez obramowania i dodawanie znaków wodnych. Tak przygotowany dokument można później wydrukować na drukarce fizycznej, oferującej zaawansowane opcje wydruku.
Drukarki wirtualne – dostępne “modele”
Na rynku istnieje masa płatnych i bezpłatnych drukarek wirtualnych. Wśród najpopularniejszych należy wymienić:
- Adobe Distiller (oferowana w ramach oprogramowania Adobe Acrobat),
- Qprinter,
- PDFCreator,
- Bullzip PDF Printer,
- Print2PDF,
- Universal Document Converter,
- TIFF-XChange.
Warto jednak wiedzieć, że użytkownicy komputerów z systemem Windows mogą skorzystać z preinstalowanego narzędzia, umożliwiającego łatwe i szybki “drukowanie” wirtualne. Wystarczy tylko dodać odpowiedni “sprzęt” w panelu sterowania systemu operacyjnego.
Jak korzystać z wirtualnej drukarki?
W przypadku narzędzi dostarczanych przez zewnętrznych deweloperów (czyli programów innych niż systemowe), nie można wskazać uniwersalnej ścieżki, bo każdy programista stosuje swój własny interfejs, z unikalnymi rozwiązaniami. Trzeba jednak podkreślić, że tego typu programy najczęściej są niezwykle łatwe w obsłudze, a większość oferuje język polski, co jeszcze bardziej ułatwia nam “drukowanie” do pliku.
Jeżeli zamierzamy skorzystać z rozwiązań systemowych Microsoft, a dysponujemy systemem starszym niż Windows 10, najprawdopodobniej najpierw trzeba będzie zagłębić się w ustawienia systemu.
W pierwszej kolejności, wchodzimy w Panel sterowania, gdzie wybieramy opcję Sprzęt i dźwięk. Następnie, wybieramy podmenu Urządzenia i drukarki i odnajdujemy zakładkę Dodaj drukarkę. Tam zaznaczmy opcję Dodaj drukarkę lokalną lub sieciową z ustawieniami ręcznymi. Po kliknięciu przycisku dalej, rozwijamy menu Użyj istniejącego portu i wybieramy opcję FILE: drukuj do pliku. Klikamy przycisk Dalej. W tym momencie pojawi się okno podzielone na dwie części. Z lewej strony wybieramy Microsoft, a z prawej – Microsoft print to PDF. Klikamy Dalej i nadajemy nazwę naszej nowej “drukarce”.
Może się zdarzyć, że z prawej strony okna nie znajdziemy programu Microsoft print to PDF. W takiej sytuacji, będziemy musieli skorzystać z alternatywnej metody dodania wirtualnej drukarki, aktywując tę funkcję w systemie Windows. Żeby to zrobić, przechodzimy do Panelu sterowania i wybieramy opcję Programy. Następnie, w podmenu Programów i funkcji wybieramy zakładkę Włącz lub wyłącz funkcje systemu Windows. Otworzy się lista, na której musimy zaznaczyć Funkcja drukuj w formacie PDF firmy Microsoft. Po zatwierdzeniu wyboru, drukarka wirtualna pojawi się w menu Urządzenia i drukarki.
W systemie Windows 10, nie trzeba podejmować żadnych dodatkowych kroków, żeby móc “drukować” wirtualnie. Jeżeli jednak z jakiegokolwiek powodu ta funkcja nie będzie dostępna, należy dodać drukarkę wirtualną, podążając wzdłuż ścieżki: Ustawienia/Drukarki i skanery/Dodaj drukarkę lub skaner.
Jak “wydrukować” dokument do formatu PDF? To naprawdę łatwe. W programie MS Word (lub w innym edytorze tekstu) klikamy zakładkę Plik, a następnie – Drukuj. Teraz pozostaje ci wybrać “drukarkę”. Ta, która cię interesuje, to Microsoft print to PDF. Zaznacz i zatwierdź swój wybór. Wybierz katalog docelowy i nadaj nazwę nowemu plikowi. Gotowe! Właśnie “wydrukowałeś” wirtualny dokument.
Warto podkreślić, że preinstalowane rozwiązanie Microsoft oferuje jedynie podstawową funkcjonalność. Ta będzie wystarczająca dla większości osób, jeżeli jednak szukasz bardziej zaawansowanych opcji, skorzystaj z dowolnej drukarki wirtualnej zewnętrznych deweloperów. Procedura instalacji jest banalnie łatwa, a poszczególne kroki postępowania nie odbiegają od tych, jakie trzeba poczynić w toku instalacji innych programów.