Minimalizacja kosztów i ograniczanie niepotrzebnych wydatków to podstawy sprawnego zarządzania finansami. Taka strategia sprawdza się nie tylko w mniejszych i większych firmach, gdzie koszty pracy w dużej mierze decydują o dochodzie, ale także w gospodarstwach domowych. Oszczędności warto szukać we wszystkich obszarach, także tych mniej oczywistych. Jednym z nich jest drukowanie. Jak policzyć realne koszty używania drukarki? Poniżej odpowiadamy na to pytanie.
W warunkach domowych, koszty wydruku rzadko uwzględniane są w miesięcznym budżecie. Nieco inaczej wygląda to w przypadku użytkowników firmowych i instytucjonalnych. W urzędach, małych firmach i wielkich przedsiębiorstwach, drukarki często nie mają okazji dobrze wystygnąć. W tym przypadku, ograniczenie kosztów eksploatacji urządzeń drukujących ma naprawdę duże znaczenie. W gospodarstwach domowych, koszty wydruku nie mają tak dużego wpływu na finanse, nie oznacza to jednak, że można bagatelizować ten temat. W końcu nie bez powodu mówi się “grosz do grosza, a będzie kokosza”.
Nie ufaj zapewnieniom producentów
Osoby szukające nowej drukarki z całą pewnością zauważyły, że w specyfikacji technicznej niektórych modeli można znaleźć przewidywany koszt wydruku jednej strony. To sprytny zabieg marketingowy, który bazuje na obliczeniach dokonywanych przez producentów w zakresie zużycia środka drukującego. Już w tym miejscu, przyszłemu nabywcy powinna zaświecić się w głowie lampka ostrzegawcza, ale po kolei.
Jak producenci obliczają zużycie tuszu lub tonera? Tutaj z pomocą przychodzi im norma ISO/IEC 24711 i jej wytyczne. W celu określenia kosztu wydruku, drukuje się pięć referencyjnych stron formatu A4, które w minimum 5 procentach pokrywa każdy z czterech kolorów palety CMYK. Fotografia lub inna grafika znajduje się tylko na jednym testowym arkuszu.
Dalej, sprzedawcy obliczają orientacyjny koszt wykonując proste działanie, polegające na podzieleniu ceny wkładu przez liczbę stron możliwych do wydrukowania. Nie trzeba być ekspertem, by móc stwierdzić wadliwość takiego systemu. Po pierwsze, same obliczenia producentów w kwestii zużycia środka drukującego są nieprecyzyjne, bo wystarczy zmienić proporcje tekstu do grafiki, by wynik stał się nieważny. Po drugie, na koszty wydruku składa się znacznie więcej czynników niż tylko cena wkładów i liczba stron możliwych do zapełnienia.
Jakie czynniki należy uwzględnić w obliczeniach?
Aby móc dość dokładnie określić tzw. całkowity koszt posiadania (TCO, ang. total cost of ownership), musimy podsumować wszystkie wydatki związane z urządzeniem. Pierwsze, co musimy uwzględnić, to koszt wejścia w posiadanie drukarki – zakupu, dzierżawy, leasingu itp. Następnie, bierzemy pod uwagę koszt zakupu wszystkich materiałów eksploatacyjnych: wkładów ze środkiem drukujących, bębnów światłoczułych (w przypadku drukarek laserowych, w których bęben jest elementem niezależnym od kasety) i papieru. Dalej obliczamy koszt zużytej energii elektrycznej, czynności serwisowo-konserwacyjnych i napraw wykonywanych po okresie ochrony gwarancyjnej.
Zatem, czy dysponując tą wiedzą, możemy ze 100-procentową dokładnością określić kwotę, jaką będziemy musieli wydać w toku eksploatacji drukarki? Otóż, nie. Wynika to z faktu, że w takim działaniu mogą pojawić się (i zapewne tak właśnie będzie) pewne zmienne. Nie zmienia to jednak faktu, że określając każdy z wymienionych wyżej czynników, będziemy dysponować bardzo solidną podstawą do określenia bardzo prawdopodobnych kosztów wydruku.
Co dalej zrobić z tą wiedzą? Wszystkie koszty należy ująć w skali określonego przedziału czasowego (powiedzmy, roku), zsumować i podzielić przez liczbę stron wydrukowanych w tym czasie.
Najważniejszy jest właściwy dobór sprzętu do potrzeb
Pozornie może wydawać się, że najtańsze drukowanie zapewni nam urządzenie, które przedstawia najkorzystniejszy stosunek ceny zakupu do kosztów eksploatacji. Załóżmy, że drukarka X kosztuje 2000 zł, a na jej roczną eksploatację wydamy 400 zł. Po drugiej stronie mamy drukarkę Y, znacznie tańszą, bo kosztującą 200 zł, ale używając ją z taką samą częstotliwością, w ciągu roku wydamy 600 zł. Pierwsze urządzenie, mimo że droższe w chwili zakupu, po latach okaże się tańsze. Właśnie, po latach.
“Oszczędzanie przez wydawanie” ma sens jedynie w przypadku użytkowników, którzy przedstawiają naprawdę duże potrzeby w kwestii drukowania. W ich przypadku, różnica w cenie zakupu zwróci się błyskawicznie. Jeżeli jednak będziemy korzystać ze sprzętu w sposób typowy dla większości gospodarstw domowych, oszczędzać zaczniemy dopiero po wielu latach. W tym miejscu warto postawić pytanie: czy drukarka doczeka momentu, w którym różnica w cenie zacznie się zwracać? Najprawdopodobniej, nie.
Jak drukować tanio?
Aby móc mówić o naprawdę tanim drukowaniu, należy przede wszystkim realnie określić swoje potrzeby i na tej podstawie wybrać odpowiedni sprzęt. Idziemy dalej, nadmierne oszczędności na materiałach eksploatacyjnych mogą odbić się czkawką. Najtańsze zamienniki wkładów drukujących nie będą tak wydajne jak te droższe (ale wciąż tanie). Papier z dolnej półki? Także tu widać różnicę, bo jeżeli arkusze wykazują znaczną tendencję do pylenia, mogą przyczynić się do pogorszenia kondycji sprzętu, a to przekłada się na wzrost wydatków na serwis i naprawy.